فاکتور و صورتحساب الکترونیکی مؤدیان: مستقیم از CRM، بدون کپی‌کاری

فرایند صدور فاکتور در پایدار CRM بسیار ساده و کارآمد طراحی شده است. کارشناس فروش نیازی ندارد پنل را عوض کند یا اطلاعات مشتری را دوباره وارد کند — همه چیز از همان پروندهٔ مشتری شروع می‌شود. این ساختار باعث می‌شود خطاهای تایپی در نام، شمارهٔ ملی یا آدرس مشتری به حداقل برسد.

• در پروندهٔ مشتری یا فرصت، پیش‌فاکتور ایجاد کنید
• محصولات/خدمات را از کاتالوگ اضافه کنید؛ قیمت، تخفیف و مالیات بر ارزش افزوده خودکار محاسبه می‌شود
• پیش‌فاکتور را از طریق ایمیل یا لینک برای تأیید مشتری ارسال کنید
• با تأیید مشتری، یک کلیک برای تبدیل به فاکتور رسمی کافی است
• قالب‌های حرفه‌ای با لوگو و رنگ برند شرکت شما

وقتی مشتری پیش‌فاکتور را آنلاین تأیید می‌کند، سیستم به‌صورت خودکار وضعیت فرصت فروش را نیز به‌روزرسانی می‌کند. این اتصال هوشمند یعنی مدیر فروش همیشه می‌داند کدام فرصت‌ها واقعاً تبدیل شده‌اند و کدام‌ها هنوز در انتظار هستند. برای آشنایی با روش‌های بهبود فرایند صدور فاکتور در کسب‌وکارهای ایرانی، صفحهٔ نرم‌افزار فاکتور ایران را ببینید.

پایدار CRM صورتحساب الکترونیکی را در قالب مورد قبول سامانهٔ مؤدیان صادر و ارسال می‌کند. این قابلیت برای کسب‌وکارهایی که در گذشته باید فاکتور را ابتدا در نرم‌افزار حسابداری صادر می‌کردند و سپس به سامانهٔ مؤدیان می‌فرستادند، یک صرفه‌جویی واقعی است. دیگر لازم نیست دو بار داده وارد کنید یا نگران عدم هماهنگی بین سیستم‌ها باشید.

• محاسبهٔ خودکار مالیات بر ارزش افزوده (نرخ قابل تنظیم)
• تولید شمارهٔ منحصربه‌فرد صورتحساب (UUID) مطابق استاندارد مؤدیان
• ارسال مستقیم به سامانهٔ مؤدیان و دریافت شمارهٔ تأیید
• ذخیرهٔ وضعیت ارسال و پاسخ سامانه در پروندهٔ فاکتور
• قابلیت تأیید و برگشت صورتحساب در صورت نیاز

یکی از نگرانی‌های رایج کسب‌وکارها این است که اگر سامانهٔ مؤدیان در لحظهٔ ارسال در دسترس نباشد چه اتفاقی می‌افتد. پایدار CRM این فرایند را به‌صورت صف مدیریت می‌کند — فاکتور صادر می‌شود و به محض اینکه سامانه در دسترس قرار گرفت به‌صورت خودکار ارسال خواهد شد. وضعیت ارسال همیشه در پروندهٔ فاکتور قابل مشاهده است.

پس از صدور فاکتور، وضعیت پرداخت را نیز در همان پنل رصد کنید. بسیاری از کسب‌وکارها مشکل بزرگشان نه صدور فاکتور بلکه وصول آن است — فاکتورهایی که ماه‌ها پرداخت نمی‌شوند و سرمایهٔ در گردش شرکت را قفل می‌کنند. پایدار CRM با یادآورهای خودکار این مشکل را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهد.

• ثبت پرداخت‌های نقدی، کارت‌به‌کارت یا درگاه آنلاین
• محاسبهٔ مانده بدهی مشتری به‌صورت لحظه‌ای
• ارسال یادآور پرداخت خودکار ۳ روز قبل از سررسید
• گزارش مطالبات معوق بر اساس مشتری یا بازه زمانی
• امکان ارسال پیامک یادآور مستقیم از صفحهٔ فاکتور

گزارش مطالبات معوق به مدیر مالی نشان می‌دهد چه مبالغی از کدام مشتریان در چه تاریخی سررسید داشته‌اند. این گزارش برای برنامه‌ریزی جریان نقدی و تصمیم‌گیری درباره مشتریانی که دوباره می‌خواهند خرید کنند اما بدهی قبلی دارند، بسیار ارزشمند است. با پایدار CRM دیگر هیچ فاکتوری از چشم مدیر مالی پنهان نمی‌ماند.

از آنجا که فاکتور و CRM یکی هستند، گزارش‌های یکپارچه و دقیقی در دسترس است که قبلاً برای ساختنشان باید ساعت‌ها وقت صرف می‌کردید. مدیریت حالا در هر لحظه می‌تواند ببیند که فروش در مقایسه با هدف ماهانه کجاست، کدام محصولات بهتر فروخته می‌شوند و کدام مشتریان سودآورتر هستند.

• گزارش فروش بر اساس محصول، مشتری، کارشناس و دوره
• مقایسهٔ فروش واقعی در مقابل هدف ماهانه
• مانده مطالبات و سابقهٔ پرداخت هر مشتری
• صادرکردن گزارش به اکسل برای حسابداری و حسابرسی

برای راهنمایی بیشتر درباره شاخص‌های مهم مالی و فروش، مقالهٔ KPIهای CRM را مطالعه کنید. همچنین می‌توانید از صفحهٔ تماس با ما برای مشاوره رایگان استفاده کنید.

یک فاکتور حرفه‌ای بدون کاتالوگ محصول کامل نیست. پایدار CRM یک پایگاه داده برای محصولات و خدمات شما دارد که هنگام صدور پیش‌فاکتور یا فاکتور از آن استفاده می‌شود. این کاتالوگ خطاهای قیمت‌گذاری را از بین می‌برد — دیگر هیچ کارشناسی قیمت اشتباه در فاکتور نمی‌نویسد.

• تعریف محصولات و خدمات با کد، توضیحات، قیمت پایه و واحد اندازه‌گیری
• تعریف چندین قیمت برای گروه‌های مختلف مشتری (عمده، تکی، خاص)
• اعمال تخفیف درصدی یا مبلغی روی هر ردیف فاکتور
• کنترل موجودی: هشدار اگر موجودی از حد بحرانی پایین‌تر رفت
• گزارش پرفروش‌ترین محصولات در هر دوره

این کاتالوگ یکپارچه باعث می‌شود هنگام صدور فاکتور، کارشناس نام محصول را تایپ کند، سیستم قیمت صحیح را پیشنهاد دهد و محاسبات مالیات و تخفیف به‌صورت خودکار انجام شود. سرعت صدور فاکتور به‌شکل چشمگیری افزایش می‌یابد و خطاهای انسانی حذف می‌شوند. برای آشنایی با مدیریت موجودی و انبار در کنار فاکتور، مقالهٔ مدیریت موجودی را بخوانید. همچنین صفحهٔ قیمت‌گذاری پایدار CRM اطلاعات کاملی درباره پلن‌های موجود دارد.

یکی از نگرانی‌های رایج کسب‌وکارهایی که می‌خواهند فاکتور را با CRM یکپارچه کنند این است که آیا می‌توانند از نرم‌افزارهای حسابداری قبلی‌شان مهاجرت کنند. این کار با پایدار CRM امکان‌پذیر است و تیم پشتیبانی مرحله‌به‌مرحله کمک می‌کند.

• انتقال تاریخچهٔ فاکتورهای قبلی از سیستم‌های موجود
• واردات لیست محصولات و قیمت‌ها از فایل اکسل
• انتقال اطلاعات مشتریان با مانده حساب آن‌ها
• آموزش تیم مالی و فروش برای استفاده از پنل یکپارچه
• پشتیبانی موازی در طول دورهٔ انتقال برای جلوگیری از اختلال

تجربهٔ مشتریان پایدار نشان می‌دهد که اکثر کسب‌وکارها طی یک هفته می‌توانند به سیستم جدید منتقل شوند. مهم‌ترین عامل موفقیت این انتقال، مشارکت همزمان تیم فروش و مالی در فرایند آموزش است — تا هر دو روی یک سیستم کار کنند و داده‌ها منسجم باقی بمانند. برای اطلاعات بیشتر درباره مهاجرت به CRM جدید، راهنمای مهاجرت به CRM را بخوانید و برای تماس با تیم پشتیبانی ما اینجا کلیک کنید.

کسب‌وکارهای ایرانی معمولاً برای صدور فاکتور یکی از چند روش زیر را استفاده می‌کنند: اکسل دستی، نرم‌افزار حسابداری جداگانه مثل هلو یا سپیدار، یا یک سیستم یکپارچه مثل پایدار CRM. هر روش مزایا و معایب خودش را دارد و انتخاب درست به مقیاس و نیاز کسب‌وکار بستگی دارد.

برای کسب‌وکارهایی که فرایند فروش و صدور فاکتور هر دو اهمیت دارند، پایدار CRM بهترین تعادل بین سادگی و قدرت را فراهم می‌کند. صدور فاکتور مستقیم از CRM به این معناست که اطلاعات مشتری یک‌بار وارد می‌شود و در تمام فرایند — از سرنخ تا وصول پرداخت — استفاده می‌شود. اگر می‌خواهید این تفاوت را بهتر درک کنید، مقالهٔ CRM در مقابل نرم‌افزار حسابداری را بخوانید. همچنین صفحهٔ امکانات کامل پایدار جزئیات بیشتری ارائه می‌دهد.